Sådan behandler vi dine personoplysninger
Generelt
Denne persondatapolitik er gældende for alle de personoplysninger, som du indtaster i forbindelse med din registrering som frivillig til Tour de France 2022
Festivalfonden af 2006 er dataansvarlig
Vejle Kommune og Festivalfonden af 2006 (Jelling Musikfestival) har, i forbindelse med afviklingen af Tour De France i Vejle Kommune, indgået et samarbejde om etableringen af en database, der har til formål at håndtere de personer, der melder sig som frivillig.
Festival Fonden af 2006 tager din databeskyttelse alvorligt. Vi behandler personoplysninger i forbindelse med administration af frivillige til afvikling af Tour de France.
Kontaktoplysninger
Festival Fonden af 2006 er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Du kan kontakte os, hvis du har behov for at vide, hvordan vi behandler dine personoplysninger.
Kontaktperson: Direktør Line Mosfelt
Adresse: Møllegade 10.1, 7300 Jelling
CVR: 29413770
Telefonnr.: (+45) 7587 2888
E-mail: info@jellingmusikfestival.dk
Website: https://www.jellingmusikfestival.dk/jmf/organisation/festivalfonden-af-2006/
Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
Vi indsamler og opbevarer dine oplysninger i forbindelse med:
Administration af frivillige og afvikling af Tour de France 2022
Almindelig personaleadministration, herunder registrering af tilmelding til arrangementer, bemanding på funktioner, holdinddelinger mv.
Udsendelse af informationer, herunder nyhedsbreve og tilbud til frivillige, eksempelvis fra samarbejdspartnere som Vejle Kommune.
Styring af adgangsrettigheder på it-system til frivillige (https://tourfrivillig.vejle.dk/medlemskartotek/medlemmer/).
Illustration af funktioner ved hjælp af billeder, på interne medier.
Vi anvender kun dine oplysninger til ovenstående formål, medmindre et nyt formål er klart foreneligt med de oprindelige formål, eller hvis du forinden har givet samtykke.
Behandlingen sker jfr. Persondataforordningens art 6 stk. 1 (b) og andre lovlige forretningsmæssige formål.
Vores eventuelle behandling af særlige kategorier af personoplysninger sker på baggrund af dit samtykke, jf. Persondataforordningen art. 9, stk. 2 (a) eller med henblik på at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. persondataforordningens art. 9, stk. 2 (f).
Oplysningerne behandles for at kunne:
opfylde vores aftale med dig om tilbud og aftale vedrørende opgaver til Tour de France 2022
levering af nyheder.
Vi behandler kun de personoplysninger, som er nødvendige for at kunne opfylde vores aftale med dig.
Vi kan ligeledes behandle en række almindelige personoplysninger om dig som led i din tilknytning til os, fordi vi har en berettiget interesse i at behandle sådanne oplysninger, jf. Persondataforordningens art. 6, stk. 2, (f), medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine egne almindelige personoplysninger går forud for vores legitime interesse i at behandle dine oplysninger.
Kategorier af personoplysninger
Vi behandler som udgangspunkt almindelige personoplysninger, indsamlet fra dig, som navn, adresse, telefonnummer, mail, fødselsdato, billede (inkl. billeder taget i forbindelse med arrangementet) og tøjstørrelse.
Vi indsamler som udgangspunkt ingen særlige kategorier af personoplysninger om dig. Er der helbredoplysninger, som er nødvendige at tage højde for i forbindelse med de opgaver, du forventes at løse (eks. dårlig ryg), vil vi gerne vide dette.
Databehandlere, som vi overlader dine personoplysninger til
Vi videregiver dine data til samarbejdspartnere som fx hosting-selskaber, der står for hosting af it-systemet til frivillige.
Hvis der er krav om, at vi indgår databehandleraftaler med disse samarbejdspartnere, så har vi indgået databehandleraftaler. Dette betyder, at disse parter også overholder lovgivningen om personoplysninger. Vi indhenter ikke dit samtykke til at overlade dine personoplysninger til en databehandler, eller hvis vi er retligt forpligtet til at videregive dine personoplysninger, fx som led i indberetning til en myndighed.
Vi videregiver ikke dine personoplysninger til kommerciel markedsføring af produkter fra 3. mand m.m.
Vi overfører ikke data til tredjelande eller internationale organisationer.
Videregivelse af dine personoplysninger
Vi deler dine personoplysninger med Vejle Kommune cvr. 29189900, der er arrangør af Tour de France 2022, i det omfang det er nødvendigt for at gennemføre eventet.
Personoplysninger på frivillige hjælpere der d. 3/7 2022 skal løse opgaver for Grand Depart Copenhagen Denmark 2022 I-S cvr. 37008893, deles med Grand Depart Copenhagen, i det omfang det er nødvendigt for, at opgaverne kan løses.
Billeder taget af dig i funktion som frivillig kan desuden benyttes til intern kommunikation, herunder uddannelsesmateriale, i it-systemet til frivillige samt interne sider i Festival Fonden af 2006.
Sideskift
Hvor har vi dine personoplysninger fra?
Vi indhenter dine personoplysninger fra dig selv. Vi modtager ikke personoplysninger fra tredjemand.
Opbevaring af dine personoplysninger
De personlige oplysninger, som vi behandler om dig som led i den løbende administration af dit frivillige virke til Tour de France, såsom oplysninger om arrangementshistorik, e-mailadresse i forbindelse med invitation som tilbagevendende frivillig mv., opbevarer vi i op til tre år, fra du senest var aktiv på et af vores arrangementer. Hvis du ikke aktivt opdaterer og godkender, at vi fortsat må opbevare dine oplysninger, bliver alle dine oplysninger permanent slettet i vores database.
It-systemet til frivillige gennemgås årligt senest i februar måned med henblik på vurdering af, om det er i overensstemmelse med formålet, at oplysningerne fortsat er gemt.
Personer i databasen, der ikke har været aktive de seneste 3 år, slettes herfra.
Ønsker du dine oplysninger slettet fra vores database, kan vi ud fra interesseafvejningsreglen i forordningens art. 6 stk. 1 litra f, beholde relevante data. Øvrige data vil blive slettet.
Retten til at trække samtykke tilbage
Vi anvender som udgangspunkt ikke samtykke i forbindelse med behandling af personoplysninger, medmindre vi er forpligtet til det.
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Klage til Datatilsynet
Du bør altid først rette henvendelse til os som dataansvarligt selskab, såfremt du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger.
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Ændringer og opdateringer
Vi forbeholder os ret til løbende at ændre nærværende politik. Den senest opdaterede version kan altid findes via https://tour.vejle.dk/bliv-en-del-af-touren/bliv-frivillig/.
Festival Fonden af 2006, den 14. december 2021